Cần mất thời gian bao lâu để có Chứng nhận ISO 9001?

Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện và đạt chứng nhận ISO 9001, ngoài phạm vi chứng nhận, còn cần phải xác nhận thời gian chứng nhận. Trong giai đoạn đầu khi tiếp nhận một dự án về chứng nhận ISO 9001, sẽ có sự trao đổi giữa chuyên viên tư vấn và doanh nghiệp. Thời gian chứng nhận phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có gấp rút cần xin chứng nhận hay không vì nhiều mục đích:

- Tham gia đấu thầu;

- Khách hàng yêu cầu;

- Yêu cầu pháp luật;

- Công bố sản phẩm;

- Nâng cao uy tín và thương hiệu;

- Lợi thế kinh doanh và cạnh tranh;

........

Cần mất thời gian bao lâu để có Chứng nhận ISO 9001

Thông thường, thời gian cấp chứng nhận không cố định ở một mốc thời gian nào vì còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố ở chính doanh nghiệp. 

- Thời gian thành lập và hoạt động doanh nghiệp;

- Lĩnh vực sản xuất/kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp;

- Doanh nghiệp đã có hay áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hay chưa;

- Doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp luật hay chưa...

Tuy nhiên, vì công ty đã ấn định thời gian để cần chứng chỉ nên trong quá trình trao đổi, hai bên sẽ thống nhất về việc cần phải có sự chuẩn bị trong quá trình tư vấn và cấp chứng nhận. Hoạt động chứng nhận hiện nay khác rất nhiều so với trước đây. Doanh nghiệp không nên (không thể) "mua chứng nhận" được nữa khi rủi ro sẽ rất cao. Ngành chứng nhận ngày càng được chuẩn hóa và được quản lý nghiêm ngặt, minh bạch hơn rất nhiều. Các bằng chứng mà công ty có thể cung cấp, liệu công ty có hợp tác với chuyên gia tư vấn để chuẩn bị tài liệu hay không và liệu công ty có hợp tác với chuyên gia đánh giá trong quá trình đánh giá hay không. 
Trước đây, nếu một công ty cần chứng nhận ISO9001. Vì thời gian đấu thầu đã gần kề nên họ thậm chí còn được yêu cầu phải có được chứng chỉ trong vòng vài ngày. Các tổ chức chứng nhận không có cách nào đáp ứng được yêu cầu như vậy. Tổ chức chứng nhận ISO phải chịu sự giám sát của cơ quan giám sát chất lượng địa phương và đạt chứng nhận (Ví dụ tại Việt Nam là BoA - Văn phòng chất lượng, Bộ Khoa học và Công nghệ). Điều này nghĩa là công ty không thể lấy được chứng chỉ bất cứ lúc nào họ muốn. Các tổ chức thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận sẽ phải cung cấp bằng chứng tương ứng để đảm bảo phạm vi tương ứng. 
Các công ty không hiểu tại sao họ không thể nhận được chứng chỉ trong thời gian ngắn? Chúng ta hãy cùng tính các bước thực hiện để có thể đạt chứng nhận ISO 9001.

1. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thì cần xây dựng và áp dụng, có thể bao gồm cả xây dựng lại từ đầu các quy trình, tài liệu hồ sơ, luồng tương tác giữa các phòng ban, đào tạo nhân viên.

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc mời một đơn vị tư vấn để thực hiện, đào tạo. Giai đoạn này sẽ cần một khoảng thời gian để thực hiện. Nếu chính công ty khiến thời gian bị kéo dài do nhân viên không có mặt hoặc không cung cấp thông tin liên quan thì đây cũng là yếu tố không thể kiểm soát và mất thêm nhiều thời gian. Do đó, hiệu quả của việc cấp chứng chỉ một mặt đến từ phía doanh nghiệp, mặt khác là do thực tế có rất nhiều công việc cần thời gian để hoàn thành. Khi hệ thống ISO 9001 của tổ chức nộp đơn chưa được thiết lập, có thể mất tới 4-6 tháng hoặc thậm chí tính bằng năm.

2. Đào tạo nhân viên hiểu rõ về hệ thống quản lý chất lượng

Muốn xây dựng "văn hóa chất lượng" trong toàn tổ chức, doanh nghiệp cần đào tạo từ cấp bậc quản lý đến nhân viên về ý nghĩa, lợi ích, tại sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 và xa hơn là làm cách nào để xây dựng, áp dụng và duy trì được nó.

Đào tạo không chỉ một lần mà cần duy trì thường xuyên, liên tục để đảm bảo mọi nhân viên làm đủ - làm đúng.

3. Đăng ký chứng nhận và được đánh giá cấp chứng nhận

Sau khi đăng kí chứng nhận, doanh nghiệp sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức từ tổ chức cấp chứng nhận. 

Trước đó doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ để đảm bảo mọi yếu tố sẵn sàng cho đánh giá chính thức.

Sau đánh giá chính thức từ tổ chức chứng nhận cần thực hiện khắc phục (nếu có).

Các lĩnh vực cần làm ISO 9001 và đạt chứng nhận ISO 9001

Chứng chỉ ISO 9001 có nhiều ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp:

• Tăng sức cạnh tranh của công ty và nắm bắt thế chủ động giữa các công ty cùng ngành.
• Đáp ứng các yêu cầu gia nhập thị trường và thu được nhiều lợi nhuận hơn trong ngắn hạn.
• Có lợi cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp và nâng cao trình độ quản lý nội bộ.
• Đảm bảo mức chất lượng sản xuất và tạo niềm tin cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.
• Doanh nghiệp có thể dành nhiều năng lượng hơn cho sản xuất và R&D.

Các công ty đã đạt được chứng nhận ISO 9001 không chỉ tăng cường quản lý chuẩn hóa nội bộ và nâng cao nhận thức về dịch vụ mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường, đưa ra sự đảm bảo mạnh mẽ hơn cho việc cải thiện hơn nữa dịch vụ khách hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu. Tóm lại, có thể thấy rằng chứng nhận ISO 9001 không chỉ là mang đến lợi ích trước mắt mà “lợi nhuận vô hình” mà nó mang lại cho công ty mới là điều mà công ty nên coi trọng và đạt được. Các doanh nghiệp nên phấn đấu đạt chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO9001 trong 03 năm liên tiếp để mang lại cho doanh nghiệp cơ hội phát triển ổn định và bền vững.